Assistant(e) Administratif

Missions principales :

1. Gestion administrative :
   • Assurer la gestion des appels téléphoniques, des emails et du courrier.
   • Organiser et suivre l’agenda du responsable ou des architectes du cabinet.
   • Prendre en charge la rédaction et la mise en forme de documents administratifs (courriers, rapports, comptes rendus, devis, etc.).
   • Gérer les dossiers clients (création, classement et archivage).
   • Suivi des conventions et contrats (contrats de prestations, de sous-traitance, etc.).
   • Assurer le suivi des paiements et des factures en collaboration avec le service comptabilité.
   • Préparer les réunions et les déplacements professionnels (réservations, documents nécessaires, logistique).
2. Assistance aux équipes techniques et créatives :
   • Aider à la préparation des appels d’offres, soumissions et propositions commerciales.
   • Préparer les documents nécessaires à la présentation des projets clients (planches, fiches techniques, supports de présentation).
   • Gestion des demandes administratives liées aux projets en cours (déclarations, demandes d’autorisations, etc.).
3. Gestion des fournitures et du matériel :
   • Assurer l’approvisionnement des fournitures de bureau (papeterie, matériel informatique, etc.).
   • Gérer la maintenance des équipements bureautiques et des logiciels utilisés.
4. Relation avec les partenaires externes :
   • Communiquer avec les prestataires (impression, sous-traitants, etc.) et organiser les services nécessaires pour les projets.
   • Suivi des relations avec les clients, en particulier la gestion des retours de documents administratifs.